Bij Vollenhoven waarderen en respecteren wij de privacy van de betrokkenen waarvan wij persoonsgegevens verwerken. In dat kader vinden wij het belangrijk dat u weet welke persoonsgegevens wij verzamelen en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken. Deze privacyverklaring heeft betrekking op het verwerken van persoonsgegevens van onze (toekomstige) klanten, alle gebruikers van onze website (www.aviavollenhoven.nl), de gebruikers van ons webportaal (https://mijnvollenhoven.nl/login) en leveranciers, maar ook op het verwerken van persoonsgegevens van bezoekers van onze vestiging(en) en de tankstations die wij beheren. Deze privacyverklaring ziet niet op het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar: https://vollenhoven.tool2match.nl/legal/privacypolicy?lang=nl.
Wij verwerken uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Deze privacyverklaring ziet op de persoonsgegevens die worden verwerkt door:
Naam: Vollenhoven B.V.
Correspondentieadres: Goirkekanaaldijk 221, 5048 AA Tilburg (Nederland)
Telefoon: 013-5950950 E-mail: info@aviavollenhoven.nl
Kvk-nummer: 18020424
In deze verklaring aangeduid als: ‘Vollenhoven’
2. Persoonsgegevens
Wat zijn nu precies persoonsgegevens?
Onder persoonsgegevens worden verstaan: alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbare natuurlijk persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Vollenhoven verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens. Onder ‘verwerken’ wordt onder meer verstaan: het verzamelen, opslaan, wijzigen en vernietigen van persoonsgegevens.
Vollenhoven verwerkt de persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt wanneer u onze producten afneemt of gebruik maakt van onze diensten. De soorten te verwerken persoonsgegevens kunnen verschillen, afhankelijk van dat wat u van ons afneemt of gebruikt en afhankelijk van de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij kunnen ook persoonsgegevens van u verwerken die indirect van u worden verzameld (bijv. omdat wij uw persoonsgegevens van een derde ontvangen of doordat deze persoonsgegevens door ons worden verzameld en daarmee verwerkt wegens ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën op onze website (indien en voor zover nodig nadat u uw toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies en vergelijkbare technologieën)).
Vollenhoven kan onder andere de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
– Identificatiegegevens: bijvoorbeeld uw aanspreektitel, naam, geslacht, contactgegevens (zoals post-, factuur- en/of verzendadres, e-mailadres, telefoonnummer), geboortedatum, kentekengegevens, IP-adres, cookie ID;
– Gegevens die nodig zijn in het kader van verkoop of (verbetering van) onze dienstverlening: bijvoorbeeld product- en dienstinformatie, informatie over nog aanwezige voorraad, verzendadres, factuuradres, financiële- en/of transactiegegevens (bijv. betaalkaartgegevens en/of bankgegevens), ingevulde evaluaties en enquêtes, loyalty accountgegevens, klachtgegevens, gegevens over voorkeuren en gedrag;
– Gegevens over uw online activiteit: bijvoorbeeld uw online interactie met de websites van Vollenhoven, browsegeschiedenis en zoekgeschiedenis, voorkeuren, locatie en IP-adres en persoonsgegevens verzameld en verwerkt door middel van de inzet van cookies en vergelijkbare technologieën op onze website (voor meer informatie hierover, zie ook nr. 8 hieronder); en
– Beeldmateriaal (camerabeveiliging) waarop u herkenbaar in beeld bent wanneer u onze vestiging(en) bezoekt alsmede toegangsgegevens.
3. Doeleinden en rechtsgronden voor verwerking van persoonsgegevens
Wij verzamelen en verwerken deze persoonsgegevens niet zomaar. Vollenhoven kan uw persoonsgegevens onder andere voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden voor verwerking van persoonsgegevens verwerken:
– Om de overeenkomst die wij met u hebben na te komen en u hierover te kunnen informeren.
Het verwerken van persoonsgegevens kan onder andere noodzakelijk zijn om uw aanvragen en offertes te kunnen verwerken en/of de nodige brandstof of (onderhouds)diensten (elektrisch laden, de wasstraat, etc.) te leveren. Ook moeten wij u over de nakoming van de overeenkomst en de in dit verband gemaakte en/of te maken afspraken kunnen informeren. Dit kunnen wij bijvoorbeeld per email of per brief. De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst(en) die u met Vollenhoven heeft.
– Voor het aanbieden van klantenservice en het afhandelen van klachten.
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken indien noodzakelijk om uw vragen te kunnen beantwoorden en/of aan uw eventuele verzoeken te kunnen voldoen of die van derden. Verwerking van uw persoonsgegevens is dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben of in het kader van ons gerechtvaardigd belang om u voldoende en naar verwachting van dienst te kunnen zijn en klantenservice aan te bieden en/of klachten af te handelen.
– Om u (als houder van de AVIA Card van Vollenhoven) van de Vollenhoven Nieuwsbrief en andere op uw voorkeuren en interesses aangepaste inhoud te kunnen voorzien.
Als u (een AVIA Card van Vollenhoven heeft en u) aan ons hebt aangegeven dergelijke berichten te willen ontvangen dan verwerkt Vollenhoven uw persoonsgegevens voor dit doel op basis van uw toestemming. Vollenhoven kan uw persoonsgegevens ook voor dit doel verwerken in het kader van haar gerechtvaardigde belang om haar klanten en relaties van dergelijke berichten te voorzien. Indien u niet langer nieuwsbrieven en andere op uw voorkeuren en interesses aangepaste inhoud wenst te ontvangen dan kunt u uw toestemming voor het ontvangen van dergelijke berichten intrekken dan wel bezwaar maken tegen het ontvangen van dergelijke berichten via de hiertoe bestemde link in de online berichtgeving of door dit aan ons te melden via info@aviavollenhoven.nl.
– Om u in staat te stellen om een account te verkrijgen op Mijn Vollenhoven.
Om u als zakelijke rijder van alle gemakken te voorzien hebben wij ons eigen online platform genaamd Mijn Vollenhoven. Met Mijn Vollenhoven kunt u onder andere gemakkelijk online al uw facturen inzien, kunt u wijzigingen aan de pas aanbrengen en nieuwe passen aanvragen en blokkeren. Indien u een zakelijke klant bent geworden van AVIA Vollenhoven, wordt er een account aangemaakt op Mijn Vollenhoven en dan verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming.
– Om u in staat te stellen deel te nemen aan het loyaliteitsprogramma ViaAVIA.
ViaAVIA is het loyaliteitsprogramma van AVIA. Bij deelname hieraan kunt u onder andere sparen voor leuke dagjes uit, gadgets, beauty- en lifestyle producten. Ook kunt u meedoen met verschillende acties. U kunt zich hiervoor aanmelden door naar ViaAVIA.nl te gaan, door de ViaAVIA app te downloaden of door uw ViaAVIA spaarkaart te registreren. U kunt zich ook bij ons aanmelden voor deelname aan ViaAVIA. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor dit doeleinde op basis van uw toestemming.
– Om de dienstverlening van Vollenhoven te analyseren en te verbeteren.
Onder andere op basis van op haar rustende wettelijke verplichtingen kan Vollenhoven uw persoonsgegevens verwerken voor compliance- en rapportagedoeleinden. Vollenhoven analyseert ook trends en websiteverkeer onder andere door het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën die uw persoonsgegevens verwerken, vragen wij uw toestemming. Zie voor meer informatie over het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën nr. 8 hieronder.
– Ter beveiliging en bescherming van de bedrijfseigendommen en (de eigendommen van) medewerkers van Vollenhoven en derden (onder meer door gebruik van cameratoezicht).
Vollenhoven verwerkt camerabeelden (waarop u mogelijk herkenbaar in beeld komt) ter behartiging van haar gerechtvaardigde belang om haar bedrijfseigendommen, haar medewerkers en bezoekers te beschermen, de toegang tot bedrijfspanden en/of tankstations te beveiligen en eventuele incidenten te registreren.
4. Ontvangers van persoonsgegevens
Indien en voor zover dit wettelijk vereist of toegestaan is, kan Vollenhoven persoonsgegevens aan derden verstrekken, bijvoorbeeld wanneer dit nodig is om haar bedrijfsactiviteiten te verrichten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Als persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, beperkt dit zich tot de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld te realiseren, en vindt het verstrekken met inachtneming van de nodige beveiligingsmaatregelen plaats.
Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld verstrekken aan Coöperatie AVIA Nederland U.A., aan leveranciers of (online) betaaldienstverleners, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben. Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden kan ook wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van ons gerechtvaardigde belang om onze dienstverlening te verbeteren. Als Vollenhoven, of (een deel van) haar activa wordt overgedragen aan een derde, of in het onverhoopte geval dat Vollenhoven failliet gaat of ophoudt te bestaan, kunnen uw persoonsgegevens als onderdeel van het klantenbestand worden overgedragen aan een derde koper van de onderneming, meer specifiek het klantenbestand.
In sommige gevallen verwerkt een derde ontvanger van persoonsgegevens deze persoonsgegevens in opdracht en voor rekening van Vollenhoven. Met andere woorden, het kan zo zijn dat Vollenhoven uw persoonsgegevens deelt met of verstrekt aan (sub)verwerkers. Vollenhoven ziet erop toe dat met dergelijke (sub)verwerkers (sub)verwerkersovereenkomsten worden gesloten om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Uw persoonsgegevens worden in beginsel verwerkt in landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het kan echter voorkomen dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met organisaties of worden opgeslagen in landen buiten de EER. Wanneer een dergelijke internationale doorgifte van persoonsgegevens plaatsvindt, treft Vollenhoven de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens van een vergelijkbaar niveau van bescherming te voorzien of ziet Vollenhoven erop toe dat de nodige maatregelen in dit verband getroffen worden. Zodoende vinden eventuele internationale doorgiften van persoonsgegevens conform hoofdstuk V van de AVG plaats.
5. Toegang tot persoonsgegevens en beveiligingsmaatregelen
Vollenhoven neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging hiervan tegen te gaan. Vollenhoven heeft passende maatregelen getroffen in het kader van de beveiliging van de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van de beschikbare techniek. Zo werken wij daar waar mogelijk met toegangsbeveiliging op basis van multi-factor authenticatie. Daar waar mogelijk worden persoonsgegevens ook versleuteld opgeslagen. Wij zetten ons ervoor in om onze (informatie)beveiliging(ssystemen) voortdurend up-todate te houden. Verder hanteren wij een intern privacy- en beveiligingsbeleid wat er voor zorgt dat personeel vertrouwelijk omgaat met persoonsgegevens indien zij daar mee te maken krijgt.
6. Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard of verder verwerkt dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegeven, waarbij wettelijke bewaartermijnen en adviezen vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens als uitgangspunt worden genomen.
Persoonsgegevens die bijvoorbeeld nodig zijn voor het voeren van de financiële administratie worden 7 jaar bewaard.
Persoonsgegevens die relevant zijn voor een lopende of een beëindigde overeenkomst worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en na afloop hiervan gedurende een redelijke periode ter beslechting van eventuele geschillen of claims.
Camerabeelden bewaren wij maximaal vier weken. Indien en voor zover op de camerabeelden een incident is vastgelegd, dan bewaren wij de betreffende camerabeelden zo lang als dat noodzakelijk is om het incident af te handelen.
7. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u als betrokkene diverse rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:
– Het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken: wanneer u ons toestemming hebt gegeven voor het ontvangen van marketinginformatie of in het geval dat u ons om een andere reden toestemming hebt gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens, dan heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. U kan bijvoorbeeld de toestemming voor het ontvangen van direct marketing intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink die beschikbaar is in de nieuwsbrief.
– Het recht op inzage: behoudens uitzonderingen heeft u recht op inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
– Het recht op rectificatie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of incompleet zijn dan kan u ons verzoeken deze te rectificeren;
– Het recht om vergeten te worden: behoudens wanneer wij uw persoonsgegevens moeten bewaren om te kunnen voldoen aan op ons rustende wettelijke verplichtingen, kan u ons verzoeken de persoonsgegevens die we van u verwerken te verwijderen;
– Het recht op beperking van de verwerking: wanneer u ons verzoekt de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken dan bewaren wij de persoonsgegevens, maar zullen wij deze niet anderszins verwerken totdat de beperking eventueel wordt opgeheven (in welk geval we u hierover informeren);
– Het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking: met name in gevallen waarin wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming of wanneer dit noodzakelijk is in het kader van ons gerechtvaardigde belang (zoals voor direct marketing doeleinden (bijvoorbeeld via nieuwsbrieven)), kan u bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens; en
– Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (data portabiliteit): neem contact met ons op indien u het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens wil uitoefenen.
Let op: met uitzondering van het recht om eerder gegeven toestemming in te trekken en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (voor direct marketing doeleinden), zijn de voornoemde rechten van betrokkenen niet absoluut. Vollenhoven hoeft niet in alle gevallen gehoor te geven aan een verzoek ter uitvoering van één van de voornoemde rechten. Onder omstandigheden kan Vollenhoven de benodigde medewerking aan een verzoek tot uitoefening van de voornoemde rechten van betrokkenen weigeren. Is dit het geval, dan wordt u geïnformeerd over onze redenen voor het weigeren van onze medewerking aan uw verzoek.
In geval van vragen of klachten over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, of indien u een van de voornoemde rechten van betrokkenen wil uitoefenen, neem dan contact op met info@aviavollenhoven.nl. Zie nr. 1 hierboven voor meer informatie over hoe u contact op kan nemen met ons.
Naast de hierboven genoemde rechten heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door Vollenhoven bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ga hiervoor naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Cookies en links naar andere websites
Cookies en vergelijkbare technologieën
Vollenhoven maakt voor haar website(s) gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. pixel tags, hierna gezamenlijk naar verwezen met “cookies”). Een cookie is een klein tekstbestandje dat bij bezoek aan een website wordt geplaatst op de harde schijf van uw computer of ander elektronisch apparaat. Een cookie bevat gegevens zodat u als bezoeker kan worden herkend en uw gebruik van de website kan worden geanalyseerd, telkens als u de website bezoekt.
Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, wordt u gevraagd of u al dan niet instemt met het gebruik van cookies. Vollenhoven maakt op haar website gebruik van verschillende soorten cookies, variërend qua doel, duur en afkomst. Voor het gebruik van strikt noodzakelijke cookies kunt u uw toestemming niet weigeren. Voor het gebruik van dergelijke cookies is uw toestemming namelijk niet vereist.
Door het geven van toestemming voor het gebruik van (bepaalde soorten) cookies, stemt u ermee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door Vollenhoven en eventuele derden die toegang hebben tot deze gegevens.
Door de website(s) van Vollenhoven te blijven bezoeken of door de cookiebanner te negeren (en/of te sluiten):
– Zijn strikt noodzakelijke cookies altijd actief;
– Blijven andere cookies en vergelijkbare technologieën inactief totdat u op een later tijdstip toestemming geeft voor het gebruik van deze cookies of soortgelijke technologieën.
Indien u op enig moment besluit niet langer in te stemmen met de opslag en het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën op uw computer of andere elektronische apparaten, kunt u de opgeslagen cookies die zijn geplaatst voor onze website verwijderen of uw browserinstellingen aanpassen zodat cookies in het algemeen niet op uw computer of andere elektronische apparatuur(en) worden opgeslagen of actief worden verwijderd.
Vollenhoven en andere websites
Op de website van Vollenhoven treft u (hyper)links aan naar andere websites. Vollenhoven is echter niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door die derde partijen. Voor meer informatie over hoe deze derden met uw persoonsgegevens omgaan verwijzen wij u naar de privacyverklaring die gehanteerd wordt voor de website die u bezoekt.
9. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring regelmatig, geheel of gedeeltelijk op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving worden bijgewerkt. Omdat de privacyverklaring met enige regelmaat kan worden gewijzigd en deze wijzigingen voor de verwerking van uw persoonsgegevens relevant kunnen zijn, wordt u verzocht regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Te allen tijde is de meest recente versie van de privacyverklaring online te raadplegen.